Din virksomhed har nu over en lang årrække investeret i forbedringer af den digitale kommunikation – herunder eksternt i et funktionelt CMS til jeres veldesignede website og internt i et nymoderne intranet til optimering af arbejdsgangene.
Sagen er bare den, at ligesom din virksomhed er et levende væsen, der ændrer sig fra dag til dag, kræver også dine informationsteknologiske investeringer en vis portion løbende hensyntagen for at sikre harmonisk sameksistens mellem organisationens socialitet og teknologi.
Her kommer en digital tjekliste til den moderne organisation.
Af Frederik Cordes, Spoiled Milk
1. Kan kommunikationsværktøjerne betjenes mobilt?
Vores øgede mobilitet forårsaget af forbedrede personlige kommunikationsværktøjer er betydeligt medvirkende til at organisationers grænser er i opløsning. Dette giver den enkelte mulighed for enkelt og bekvemmeligt at bevæge sig rundt uden nødvendigvis at nedsætte egen produktivitet. Denne udvikling fordrer, at virksomheder på den ene side har mobile interfaces og applikationer, der giver adgang til betjening af mail, intranet, IM, etc. På den anden side er virksomheder nødt til at sikre at de værktøjer, hvormed medarbejderne betjener systemerne, tillader en tilstrækkelig grad af hastighed, fleksibilitet og bevægelighed.
2. Findes der rige muligheder for samarbejde?
Her er spørgsmålet, om mennesker i organisationen kan mødes på tværs af kontorvægge, landegrænser og tidszoner – og etablere stærke kommunikationsveje, der leder til effektivt samarbejde.
Man kan dele samarbejdsværktøjer op i synkrone og asynkrone kanaler. Af synkrone værktøjer kræves IM (instant messaging), videokonferencesystemer og den gode gamle telefon. Dertil byder de asynkrone muligheder på projektstyring, informationsdelings-wikis, projektblogs, kalenderstyring, tekstfiltreringssoftware og de gode gamle e-mails.
Med Google Wave så vi et væsentligt fremskridt i retning af at e-mail kan gå fra at være et asynkront til at blive et synkront værktøj. En milepæl!
3. Er systemerne søgt integreret?
I takt med en stigende decentralisering til forskellige informationsenheder (server, laptop, smartphone, etc.) og forskellige kommunikationskanaler (nyhedsbrev, videokanal, medlemsmagasin, blog, CEO briefing, etc.) er behovet for en stærk integration større end nogensinde. Det primære spørgsmål, man som leder bør stille sig selv er, hvorvidt kommunikationslandskabet på nuværende tidspunkt giver mening for den vilkårlige bruger placeret på et vilkårligt sted i kommunikationsfødekæden.
Med andre ord: Snakker systemerne sammen? Og hvilken eksistensberettigelse har de systemer, der ikke formår at blive benyttet, skabe engagement og skabe værdi. Hvis ingen, så se midlertidigt bort fra investeringen, nedlæg kanalen og afvent et tidspunkt, hvor man på ny kan tage muligheden i brug.
Integrationsprocessen er også muligheden for at skabe et hovedarkiv for information og en hovedåre for kommunikation. Stedet, alle øvrige enheder og kanaler taler trækker data fra og producerer information til. I moderne organisationer vil dette sted tage sig ud som intranettet, men det kan også i mindre rammer formes som blot et projektstyringssystem.
4. Bevæger arbejdspladsen sig imod dematerialisering?
Forestil dig medarbejderen befriet fra papirer, notesbøger, laptops, telefoner … eller i mindre radikal udstrækning at medarbejderen ikke ville lide nogen som helst nød ved at miste én af ovenstående. At man kunne tage på kort visit til London for at afholde præsentation og kun behøvede at medbringe sin regnjakke.
Teknologien og værktøjerne er naturligvis allerede til stede, men langt fra implementeret i moderne organisationer. Filosofien betegnes også som at have sine ting ”in the cloud” og repræsenterer tanken om at al information lagres og i brugervenlig form er tilgængelig online.
5. Er det sociale blevet indarbejdet?
Endelig bør man kritisk vurdere, om organisationens interne og eksterne kommunikations-systemer kan medvirke til at skabe engagement, passion og motivation hos medarbejderne.
Denne sociale parameter afhænger af en lang række små detaljer, der i sammenhæng bestemmer potentialet for at skabe relationer på tværs af organisationen og ud af disse nyetablerede bånd lægge grobund for ny viden og innovation.
Heriblandt om designet er attraktivt, om funktionaliteterne er brugervenlige, om man kan indgå i dialog med mennesker fra øvrige interessesfærer, om man i systemet kan opbygge kredit for at yde en indsats, om man kan høste tydelig anerkendelse, om man som enkeltbruger kan få indflydelse i systemets virke, etc.
Artiklen er leveret af:
Følg Poets and Plumbers på 
